Barang Tercatat Masuk Gudang tapi Sulit Ditemukan Saat Dikirim, Ini Akar Masalahnya

Femme | Banyak perusahaan mengalami situasi yang membingungkan: sistem mencatat barang sudah diterima, stok tertulis tersedia, tetapi saat tim harus mengambilnya untuk pengiriman, barang itu tidak ditemukan.

Kondisi ini sering disalah artikan sebagai kesalahan pencatatan jumlah. Padahal jumlahnya benar. Yang bermasalah adalah informasi lokasi penyimpanan yang tidak pernah tercatat sejak barang masuk.

Perusahaan dengan lebih dari satu lokasi penyimpanan biasanya mulai mempertimbangkan aplikasi gudang terbaik untuk perusahaan agar perpindahan barang tercatat saat kejadian.

Artikel ini membahas kenapa barang bisa “hilang” secara administratif meski fisiknya masih ada, dua akar masalah yang paling sering terjadi, dan dampaknya ke pengiriman serta biaya operasional.

“Akurasi lokasi sama pentingnya dengan akurasi jumlah.” — Rian Santoso, CPIM,  Senior ERP Consultant EQUIP ERP

Barang Ada di Sistem, tetapi Tidak Ada di Rak yang Diperkirakan

Alur masalahnya hampir selalu sama. Barang datang, tim penerimaan mencocokkan jumlah dengan surat jalan, lalu status penerimaan ditutup. Sampai titik ini semuanya terlihat rapi. Masalah muncul setelahnya. Barang dipindahkan ke area penyimpanan berdasarkan ruang kosong yang tersedia saat itu, bukan berdasarkan penempatan yang direncanakan dan dicatat.

Ketika pesanan masuk dan tim picking membuka daftar ambil, sistem hanya memberi tahu bahwa stok tersedia. Sistem tidak bisa menunjukkan barang itu ada di gudang mana, blok mana, atau rak keberapa. Akibatnya tim melakukan pencarian manual. Satu SKU bisa memakan waktu belasan menit hanya untuk ditemukan, dan waktu itu terulang untuk setiap pesanan.

Dua Akar Masalah yang Paling Sering Terjadi

1. Putaway dilakukan tanpa penanda lokasi

Putaway adalah proses memindahkan barang dari area penerimaan ke lokasi penyimpanan. Di banyak gudang, proses ini dilakukan tanpa mencatat lokasi tujuan sama sekali. Barang ditempatkan di mana pun ada ruang kosong. Informasi penempatannya hanya tersimpan dalam ingatan petugas yang meletakkannya saat itu.

Selama petugas tersebut masih bertugas dan masih ingat, alurnya tampak lancar. Begitu ia berganti shift, cuti, atau resign, informasi lokasi ikut hilang bersamanya. Gudang tanpa penanda lokasi juga membuat stock opname jauh lebih berat, karena tim harus menyisir seluruh area hanya untuk memastikan satu jenis barang.

2. Transfer antar gudang tidak dicatat saat kejadian

Perusahaan dengan beberapa lokasi penyimpanan rutin memindahkan barang antar gudang untuk menyeimbangkan stok atau mendekatkan barang ke pelanggan. Perpindahan ini sering dilakukan lebih dulu, lalu pencatatannya menyusul di akhir hari atau bahkan akhir minggu. Ada jeda antara kejadian fisik dan pencatatan.

Dalam jeda itu, sistem masih menunjukkan barang berada di gudang asal. Tim picking di gudang asal mencari barang yang secara fisik sudah tidak ada di sana. Ketika volume transfer meningkat, jeda pencatatan ini menumpuk dan menciptakan selisih lokasi yang sulit ditelusuri kembali ke sumbernya.

Dampaknya Terasa di Pengiriman dan Biaya Operasional

Efek pertama yang paling terasa adalah keterlambatan pengiriman. Pesanan yang seharusnya berangkat pagi tertahan karena satu item belum ditemukan di gudang. Keterlambatan ini jarang berdiri sendiri. Satu pesanan tertahan bisa menggeser jadwal muat armada, yang kemudian menggeser jadwal pengiriman pesanan berikutnya.

Efek kedua adalah biaya lembur. Tim gudang menghabiskan jam kerja normal untuk mencari barang, lalu pekerjaan picking bergeser ke luar jam kerja. Biaya lembur ini muncul berulang setiap bulan dan sering dianggap wajar, padahal penyebabnya adalah data lokasi yang tidak pernah dicatat sejak awal.

Efek ketiga adalah keputusan pembelian yang keliru. Barang yang tidak ditemukan kadang dianggap habis, lalu dibeli ulang meski stoknya sebenarnya masih ada.

Memperbaiki Akurasi Lokasi Sejak Barang Masuk

Perbaikan dimulai dari penamaan lokasi. Setiap gudang, blok, lorong, dan rak perlu punya kode unik yang dipakai konsisten oleh seluruh tim. Langkah berikutnya adalah menjadikan pencatatan lokasi sebagai bagian wajib dari proses putaway, bukan langkah tambahan yang boleh dilewati saat sedang sibuk.

Untuk transfer antar gudang, pencatatan perlu terjadi bersamaan dengan perpindahan fisik. Barang keluar dari satu lokasi dan masuk ke lokasi lain dalam satu transaksi tercatat. Dengan disiplin ini, daftar picking bisa menunjukkan posisi barang secara spesifik. Tim tidak lagi mencari, mereka langsung menuju titik yang sudah tertulis 

Barang yang sulit ditemukan saat pengiriman bukan masalah jumlah stok, melainkan masalah data lokasi. Angkanya benar, tetapi posisinya tidak pernah tercatat. Dua pemicunya konsisten: putaway tanpa penanda lokasi dan transfer antar gudang yang dicatat menyusul. Keduanya sama sama menciptakan selisih antara data dan kenyataan di rak.

Dampaknya menumpuk menjadi keterlambatan kirim, biaya lembur bulanan, dan pembelian ulang barang yang sebenarnya masih ada di gudang. Selama pencatatan lokasi belum menjadi bagian wajib dari setiap perpindahan, penambahan rak atau tenaga kerja hanya akan memperbesar area pencarian, bukan menyelesaikannya.